Fréttir



Fréttir

Upplýsingastefna

10. ágú. 2001

Upplýsingastefna Hafnarfjarðarbæjar

· Upplýsingar skulu almennt vera aðgengilegar, settar fram með skýrum og einföldum hætti og til þess fallnar að styrkja lýðræði og auka möguleika bæjarbúa til þess að taka virkan þátt í stefnumótun bæjarins.
· Uppbygging upplýsingakerfa skal taka mið af markmiðum 24 tíma stjórnsýslu og stefnt skal að því að upplýsingakerfi bæjarfélagsins séu lykilþáttur í því að veita öllum þeim er sækja upplýsingar/þjónustu til bæjarfélagsins góða, skilvirka og gagnsæja þjónustu.
· Þjónusta og upplýsingagjöf bæjarins skal taka hliðsjón af aukinni þekkingu og kröfum bæjarbúa, fyrirtækja og starfsmanna bæjarins.
· Lögð skal áhersla á að allir þeir sem þurfa upplýsingar og/eða þjónustu frá bæjarfélaginu eigi möguleika á að sækja öll erindi og mál til bæjarfélagsins með rafrænum og öruggum hætti.
· Þeir bæjarbúar, fyrirtæki bæjarins og starfsmenn sem kjósa að nýta sér ekki eða af einhverjum ástæðum hafa ekki kost á því að nota rafræna stjórnsýslu skulu geta fengið sambærilega þjónustu á opnunartíma þjónustuvers bæjarins.
· Með upplýsingamiðlun skal ávallt haft að leiðarljósi að bæjarbúar, fyrirtæki bæjarins og starfsmenn séu:
o Almennt upplýstir og meðvitaðir um málefni og starfsemi bæjarfélagsins.
o Sem best meðvitaðir um leiðir til að koma sjónarmiðum sínum á framfæri til bæjarfélagsins og hvað reglur gilda um meðhöndlun erinda.
o Upplýstir um réttindi sín og skyldur.
o Upplýstir um möguleika sína til þess að hafa áhrif á ákvörðunartökur.
· Fjölmiðlar gegna lykilhlutverki við upplýsingamiðlun til almennings. Upplýsinga- og kynningafulltrúa ber ávallt að veita fjölmiðlum þær upplýsingar sem leitað er eftir nema þær njóti sérstakrar verndar skv. lögum.
· Upplýsingamiðlun skal ávallt vera mikilvægur hluti í allri starfsemi Hafnarfjarðarbæjar. Að veita og leita upplýsinga er eðlilegur hluti af daglegu starfi og þar ber hver og einn ábyrgð.
· Í samræmi við umhverfisstefnu Hafnarfjarðar skal ávallt leitast við að nota rafrænar leiðir hvort heldur sem er innan stjórnkerfis bæjarins eða til annarra aðila.



Upplýsingastefna þessi var fyrst samþykkt á fundi bæjarstjórnar Hafnarfjarðar þann 24. október, 2000 og öðlaðist gildi 1. janúar 2001. Stefnan skal endurskoðuð að minnsta kosti á fjögra ára fresti og var endurskoðuð stefna samþykkt á fundi bæjarstjórnar 18. maí 2004 og tók gildi 1. júní 2004.
Greinargerð með upplýsingastefnu Hafnarfjarðarbæjar

Í eftirfarandi greinargerð með upplýsingastefnu Hafnarfjarðarbæjar er kveðið á um margvísleg atriði sem varða meðferð upplýsinga, bæði hvað varðar upplýsingaflæðið milli starfsmanna, deilda og stofnanna annars vegar og hins vegar flæði upplýsinga til og frá bæjarfélaginu.

Í stefnunni eru ákvæði almenns eðlis og ákvæði sem varða einstaka þætti í starfsemi Hafnarfjarðarbæjar. Tilgangur stefnunnar er að móta meginreglur fyrir veigamikla þætti, s.s. í útgáfustarfi bæði rafrænu og hefðbundnu. Einnig á upplýsingastefnan að mynda grundvöll til frekari skilgreininga og reglna til þess að upplýsingar séu ávallt aðgengilegar. Þannig má á grundvelli stefnunnar vinna ýmsa ferla til þess að tryggja vitneskju þeirra starfsmanna og/eða viðskiptamanna sem mál varðar um meðferð málanna og afgreiðslu þeirra.

Upplýsingastefna Hafnarfjarðarbæjar er framtíðarsýn og því er ekki gert ráð fyrir að öllum þeim markmiðum sem þar eru sett fram sé náð í einu stökki.

Nánari útfærslu er skipt upp í fimm hluta:

Aukin þjónusta
Upplýsingastefnan er mikilvægt tæki í að gera góðan bæ enn betri. Með því að Hafnarfjarðarbær taki stefnuna á 24 tíma stjórnsýslu skapast tækifæri fyrir bæjarfélagið til að veita fyrirmyndarþjónustu.

Upplýsingakerfi bæjarins og það sem gert er í upplýsingamálum á að stuðla að aukinni þjónustu við bæjarbúa, fyrirtæki og starfsmenn. Notendur skilgreina sjálfir þarfir sínar fyrir upplýsingar og skal upplýsingamiðlun öll taka mið af því.


Upplýsingaveitur

Heimasíða
• Er gagnvirk og þar á að vera hægt að nálgast upplýsingar og sinna öllum erindum við bæjarfélagið.
• Innheldur sem víðtækastar upplýsingar um starfsemi og þjónustu Hafnarfjarðarbæjar ásamt vísun í önnur vefsvæði er tengjast starfsemi eða þjónustu bæjarfélagsins.
• Þar skal á hverjum tíma vera hægt að nálgast nýjustu upplýsingar ásamt vísun til frekari upplýsinga og viðkomandi ábyrgðarmanna

Upplýsinga- og kynningarfulltrúi er ritstjóri, sviðsstjóri þjónustu- og þróunarsviðs er ábyrgðarmaður og tæknileg útfærsla er á ábyrgð forstöðumanns tölvudeildar.

Þjónustuver
• Í þjónustuveri á að vera hægt að nálgast upplýsingar og sinna öllum erindum við bæjarfélagið.
• Þar á að vera hægt að nálgast sem víðtækastar upplýsingar um starfsemi og þjónustu Hafnarfjarðarbæjar og tengdra stofnana.
• Í þjónustuveri skal boðið upp á aðgengi að rafrænni þjónustu bæjarins.

Dagleg umsýsla er í höndum þjónustustjóra, sviðstjóri þjónustu- og þróunarsviðs er ábyrgðarmaður og tæknileg útfærsla er á ábyrgð forstöðumanns tölvudeildar.


Auglýsingar, bæklingar og einblöðungar
• Feli ávallt í sér skýrar og aðgengilegar upplýsingar með vísan til frekari upplýsinga og viðkomandi ábyrgðarmanna.
• Skulu birtar/ gefnir út eftir því sem þurfa þykir innan ramma fjárhagsáætlunar.
• Framsetning og útlit skal vera samræmt svo sem kostur er.
• Framkvæmd á birtingu auglýsinga er á höndum upplýsinga- og kynningarfulltrúa.

Sviðstjórar og forstöðumenn sjá um framkvæmd í samráði við upplýsinga- og kynningarfulltrúa.

Lækurinn - Innri upplýsingavefur
• Miðlar á gagnvirkan hátt upplýsingum til starfsmanna um starfsemi og þjónustu bæjarins, stuðlar að virkri umræðu um leið og hann auðveldar samskipti milli starfsmanna.
• Skal upplýsa starfsmenn og kjörna fulltrúa um réttindi þeirra og skyldur.
• Fylgja eftir markmiðum mannauðsstefnu bæjarins.
• Þar skal á hverjum tíma vera hægt að nálgast nýjustu upplýsingar ásamt vísun til frekari upplýsinga og viðkomandi ábyrgðarmanna.
• Er varinn aðgangi utanaðkomandi með lykilorðum sem hver starfsmaður fær úthlutað.

Upplýsinga- og kynningarfulltrúi er ritstjóri, sviðsstjóri þjónustu- og þróunarsviðs er ábyrgðarmaður og tæknileg útfærsla er á ábyrgð forstöðumanns tölvudeildar.


Styrkari stjórnsýsla
Til þess að 24 tíma stjórnsýsla sé raunhæf þarf öll vinnsla mála innan stjórnsýslunar að vera með rafrænum hætti og auka þarf þekkingu starfsfólks á tölvukerfum og möguleikum þeirra. Starfsemi bæjarins á að miða að því að þessum markmiðum sé náð. Dagleg eftirfylgni er í höndum stjórnenda bæjarfélagsins og skulu þeir gera ráð fyrir útgjöldum vegna upplýsingaflæðis við gerð fjárhagsáætlunar.

• Fyrirkomulag 24 tíma stjórnsýslu þarf að vera auðskiljanlegt, aðgengilegt og öruggt. Mikilvægt er því að vandað sé til verks strax frá upphafi og notast sé við skynsamlega öryggisþætti s.s. rafræn skilríki og dulritun gagna. Slíkt gerir sjálfsafgreiðslu án milligöngu að raunhæfum möguleika.

• Form á vörslu gagna og aðgengi er lykilatriði í því að 24 tíma stjórnsýsla virki í raun. Þannig þarf að vera tryggt að réttar upplýsingar séu á réttum stöðum á réttum tíma.

Ábyrgð
Upplýsingamiðlun skal ávallt vera mikilvægur hluti í allri starfsemi Hafnarfjarðarbæjar. Að veita og leita upplýsinga er eðlilegur hluti af daglegu starfi og þar ber hver og einn ábyrgð. Stjórnendur og starfsmenn allra sviða, stofnana og deilda Hafnarfjarðarbæjar bera sameiginlega ábyrgð á útfærslu upplýsingastefnunnar og markmiðum bæjarins sé náð í þeim málum.


Upplýsinga- og kynningarfulltrúi fylgir eftir framkvæmd upplýsingastefnu þessarar í daglegum rekstri.



Lagarammi
Upplýsingastefna Hafnarfjarðarkaupstaðar tekur mið af upplýsingalögum nr. 50/1996 og því er í anda þeirra sett fram fyrsta regla um að upplýsingar skuli að öllu jöfnu vera aðgengilegar. Það meginákvæði og sú almenna regla um opna stjórnsýslu sem fram kemur í 16. grein sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998, um að fundir sveitarstjórna skuli haldnir fyrir opnum dyrum, auk annarra laga sem varða stjórnsýslu og meðferð persónuupplýsinga, eru undirstaða þeirra ákvæða sem finna má í stefnu þessari og takmarka aðgengi að upplýsingum eftir því sem við á hverju sinni. Hér má ennfremur vísa t.d. til nokkurra greina stjórnsýslulaga nr. 37/1993 , s.s. 7. gr. um leiðbeiningarskyldu og 15.-17. gr. sömu laga um upplýsingarétt.